Majitel menšího e-shopu s kávou hledal skladníka a vybral si Martina. Deset let praxe ve skladu, pohovor plný historek, oba se u něj nasmáli. Po třech měsících odcházely objednávky s chybami, Martin se kvůli nim hádal se zákazníky po telefonu a nejtišší uchazečka z tehdejšího kola, kterou majitel odmítl „pro jistotu“, mezitím nastoupila ke konkurenci o dvě ulice vedle.
Taková chyba nemusí znamenat smůlu. Roky praxe a volný pohovor patří mezi metody, které výkon v nové práci předpovídají nejhůř. Velká souhrnná analýza Paula Sacketta a kolegů z roku 2022 přiřkla počtu let praxe skoro nulovou předpovědní hodnotu a volný rozhovor bez struktury skončil v dolní polovině tabulky.
Metody, které fungují lépe, přitom nejsou drahé ani složité. Projdeme celý postup výběru zaměstnanců od popisu pozice po nabídku a podíváme se, co který krok opravdu prozradí.
Nábor a výběr zaměstnanců nejsou totéž
V praxi se obě slova používají jako jedno, ale jde o dvě různé fáze. Nábor (získávání zaměstnanců) je všechno, co vede k tomu, aby se vám přihlásili vhodní lidé: popis pozice, inzerát, kanály, doporučení od známých. Výběr začíná ve chvíli, kdy máte na stole životopisy, a jeho úkolem je rozhodnout, kdo z přihlášených bude práci dělat dobře.
Rozlišovat je má praktický smysl. Když se hlásí málo lidí nebo ti nepraví, žádný test ani pohovor to nespraví a problém je v náboru. Když se hlásí dost dobrých uchazečů a vy přesto přijímáte lidi, kteří za půl roku odcházejí, je slabý výběr.
Postup výběru zaměstnanců krok za krokem
Celé výběrové řízení se dá rozložit na sedm kroků. Malá firma některé spojí, ale vynechat by neměla žádný z prvních tří.
- Popis pozice: co bude člověk dělat a podle čeho poznáte, že ji dělá dobře.
- Inzerát, který tu práci popíše bez přikrášlení.
- Třídění životopisů podle předem daných podmínek.
- Krátké první kolo po telefonu nebo přes video.
- Zkušební úkol, test znalostí nebo dotazník.
- Pohovor se stejnými otázkami pro všechny a hodnocení hned po něm, pak reference.
- Nabídka a odpověď všem, kdo se dostali do užšího výběru.
Popis pozice: tři až pět vlastností, ne seznam přání
Nejčastější chyba vzniká ještě před inzerátem. Firma ví, jakou práci potřebuje udělat, ale neví, podle čeho pozná člověka, který ji zvládne. Sepište si tři až pět vlastností nebo dovedností, bez kterých to nepůjde. U skladníka třeba pečlivost, spolehlivost v docházce a fyzickou zdatnost. U obchodníka schopnost začít rozhovor s cizím člověkem a vydržet odmítnutí.
Pak si ke každé vlastnosti napište, co je nutné a co jen výhoda. Tenhle seznam vám poslouží při psaní inzerátu, při třídění životopisů i při pohovoru, takže se k němu budete vracet v každém dalším kroku.
Inzerát a třídění životopisů
Inzerát rozhoduje, kdo se vůbec přihlásí. Konkrétní náplň práce, mzda a pracovní režim přitáhnou lidi, kteří vědí, do čeho jdou. Jak ho sestavit a které formulace do něj nepatří, popisuje průvodce jak napsat inzerát na práci.
Životopisy pak třiďte podle nutných podmínek ze seznamu, ne podle toho, jak vypadají. Pěkná grafika, fotka a známá firma v historii vypovídají o tom, jak umí člověk psát životopis, o jeho budoucím výkonu skoro nic.
První kolo, testy a pohovor
Telefonát na deset až patnáct minut ušetří cestu vám i uchazeči. Ověříte si dostupnost, mzdové představy a dvě tři otázky k nutným podmínkám. Teprve s užším výběrem má smysl trávit hodinu na osobním pohovoru, ideálně doplněném krátkým zkušebním úkolem nebo dotazníkem. Jak vést samotný rozhovor, popisuje průvodce jak vést pohovor.
Které metody výběru předpovídají výkon
Psychologové práce porovnávají metody výběru podle toho, jak silně souvisí to, co metoda změří, s pozdějším výkonem v práci. Výsledkem je korelace mezi 0 a 1: nula znamená žádnou souvislost, jednička dokonalou předpověď. V reálném výběru se nejlepší metody pohybují kolem 0,4.
Dlouho se citovala přehledová studie Franka Schmidta a Johna Huntera z roku 1998, podle které vycházel nejlépe test obecných kognitivních schopností. Paul Sackett, Charlene Zhang, Christopher Berry a Filip Lievens v roce 2022 ukázali, že starší výpočty mnoho odhadů nadsadily kvůli způsobu, jakým se opravovala data. Pořadí se změnilo a na první místo se dostal strukturovaný pohovor.
| Metoda | Sackett a kol. 2022 | Schmidt a Hunter 1998 |
|---|---|---|
| Strukturovaný pohovor (stejné otázky, předem daná škála) | 0,42 | 0,51 |
| Test odborných znalostí | 0,40 | 0,48 |
| Pracovní vzorek (zkušební úkol z reálné práce) | 0,33 | 0,54 |
| Test kognitivních schopností | 0,31 | 0,51 |
| Test poctivosti (integrity) | 0,31 | 0,41 |
| Assessment centrum | 0,29 | 0,37 |
| Osobnostní dotazník: svědomitost | 0,19 | 0,31 |
| Volný pohovor bez struktury | 0,19 | 0,38 |
| Počet let praxe | 0,07 | 0,18 |
Čísla jsou průměry z mnoha studií a různých profesí. Pro vaši konkrétní pozici mohou vyjít jinak, takže je berte jako pořadí, ne jako přesnou předpověď. Reference od bývalých zaměstnavatelů v tabulce chybí záměrně: Sackett a kolegové je nepřepočítali, protože starší studie k tomu neměly dost údajů, a dřívější odhady je řadily spíš do slabší poloviny.
Co z tabulky plyne pro praxi
Rozdíl mezi strukturovaným a volným pohovorem je v číslech víc než dvojnásobný, a přitom jde o tutéž hodinu rozhovoru. Liší se jen tím, že všichni dostanou stejné otázky a vy odpovědi hodnotíte podle předem dané škály. Jak takový pohovor připravit, ukazuje průvodce strukturovaný pohovor.
U osobnostních dotazníků vychází svědomitost jako nejstálejší vlastnost napříč profesemi. To ukázali už Murray Barrick a Michael Mount v roce 1991. Samotná souvislost s výkonem je ale skromná, a proto se dotazník hodí spíš jako podklad k otázkám než jako síto. Co osobnostní testy měří a kdy pomohou, rozebírá článek osobnostní testy při výběru zaměstnanců.
A roky praxe? Říkají, jak dlouho člověk danou práci dělal, ne jak dobře. Deset let ve skladu může být deset let pečlivé práce, nebo jeden rok zopakovaný desetkrát.
Kombinujte dvě až tři metody, ne všechny
Každá metoda zachytí jen část toho, co rozhoduje o výkonu. Větší užitek přinášejí metody, které měří něco jiného: pracovní vzorek ukáže dovednost, pohovor chování v minulých situacích, dotazník sklony, které se v hodinovém rozhovoru neprojeví. Schmidt a Hunter v roce 1998 ukázali, že když se k testu kognitivních schopností přidá strukturovaný pohovor nebo test poctivosti, předpověď se znatelně zlepší.
Přidávat další a další kola ale nepomáhá donekonečna. Každý krok navíc prodlužuje výběr a nejlepší uchazeči mezitím přijímají jiné nabídky. Pro většinu pozic v malé a střední firmě stačí tohle:
| Pozice | Rozumná kombinace |
|---|---|
| Skladník, výroba, provoz | Telefonát, strukturovaný pohovor, krátká ukázka práce na místě |
| Účetní, administrativa | Test odborných znalostí na modelovém příkladu, strukturovaný pohovor |
| Obchodník, zákaznická podpora | Modelový telefonát nebo e-mail zákazníkovi, osobnostní dotazník jako podklad, strukturovaný pohovor |
| Vedoucí týmu | Strukturovaný pohovor s modelovými situacemi, dotazník, rozhovor s budoucím týmem nebo nadřízeným |
Kde se vaše současné výběrové řízení liší od téhle tabulky nejvíc? U většiny firem je to tím, že na pohovoru nemají připravené otázky a ani zkušební úkol.
Výběr zaměstnanců v malé firmě bez HR oddělení
Personalistu ve firmě s patnácti lidmi obvykle nikdo nemá a výběr dělá majitel nebo vedoucí provozu mezi dvěma jinými úkoly. Neznamená to ale, že musí vybírat podle dojmu. Minimum, které stačí, zabere pár hodin přípravy jednou a pak se opakuje:
- Jeden list se třemi až pěti vlastnostmi pozice, rozdělenými na nutné a výhodu.
- Šest až osm otázek, které dostanou všichni uchazeči ve stejném pořadí.
- Hodnoticí arch se škálou 1 až 5 u každé vlastnosti, vyplněný hned po pohovoru, než přijde další uchazeč.
- Jeden krátký úkol z reálné práce, třeba vyřídit stížnost zákazníka nebo zkontrolovat chybnou fakturu.
- Dva lidé, kteří hodnotí každý sám a výsledky porovnají až potom.
Otázky nemusíte vymýšlet od nuly. Hotové otázky k pohovoru podle pozice a vlastností, včetně popisu dobré odpovědi a varovného signálu, najdete zdarma v generátoru otázek na pohovor. Vybrané otázky si můžete vytisknout jako arch s místem na poznámky.
Pomáhá i jedno pravidlo navíc: nerozhodovat se v den pohovoru. Majitel e-shopu z úvodu by si druhý den nad vyplněnými archy nejspíš všiml, že tichá uchazečka měla u pečlivosti pětku a Martin trojku, jen to na pohovoru přehlušil smích.
Jak poznat, že váš výběr funguje
Tabulka výše shrnuje průměr stovek studií. Jestli funguje váš postup, zjistíte jen z vlastních lidí, a stačí k tomu jednoduchá evidence. Hodnoticí archy z pohovorů neskartujte hned po nástupu. Uložte je a po půl roce je položte vedle toho, jak nový člověk opravdu pracuje.
Možná zjistíte, že vysoké hodnocení u jedné vlastnosti s pozdějším výkonem souvisí a u jiné vůbec. Pak víte, kterou otázku vyměnit. Účetní kancelář, která takhle po roce porovnala archy pěti nových účetních, třeba přišla na to, že otázka na práci pod tlakem před uzávěrkou rozlišovala dobře, kdežto otázka na týmovou spolupráci dávala všem stejnou čtyřku.
Pomůže i obyčejná otázka nadřízenému po zkušební době: přijali byste tohoto člověka znovu? Když na ni opakovaně slyšíte „spíš ne“, chyba nebývá v jednom uchazeči, ale v tom, podle čeho vybíráte. Kolik z vašich posledních pěti přijatých lidí byste dnes přijali znovu?
Co stojí špatný výběr
Na internetu kolují paušální čísla, kolik platů stojí špatně obsazená pozice. Spolehlivý odhad pro vaši firmu z nich ale nespočítáte, protože se náklady liší podle oboru, pozice a toho, jak rychle chybu poznáte. Užitečnější je projít si, z čeho se skládají:
- mzda za týdny, kdy se člověk zaučoval a výkon nepřinášel,
- čas vedoucího a kolegů, kteří ho zaučovali a pak opravovali chyby,
- zákazníci, objednávky nebo zakázky, které se mezitím pokazily,
- nový inzerát, nové pohovory a další zaučení od začátku,
- nálada v týmu, který musí práci za odcházejícího dohánět.
Když se špatný výběr opakuje, projeví se ve fluktuaci, zvlášť v odchodech během prvních měsíců. Jak ji spočítat a co ji snižuje, popisuje průvodce fluktuace zaměstnanců. Odchody do tří měsíců od nástupu bývají signálem, že výběr nebo nástup nefungují.
Testy a pohovor dohromady
Tabulka metod naznačuje, kde je největší rezerva: ve spojení podkladů, které o uchazeči máte, s otázkami, které mu položíte. Dotazník sám nerozhodne, pohovor bez podkladů se snadno stočí k sympatiím. Když ale víte, v čem se uchazeč od potřeb pozice nejvíc liší, víte také, na co se ho zeptat.
Přesně tak funguje výběr zaměstnanců s Pro firmy. Uchazeči vyplní testy osobnosti online a vy dostanete report každého kandidáta s otázkami na pohovor na míru jeho výsledkům, profil pozice, podle kterého je můžete seřadit, a jejich porovnání. Zkušební kredity jsou zdarma, takže si celý postup můžete projít na jednom výběrovém řízení.
Rozhodnutí ale zůstává na vás a na lidech, kteří s novým kolegou budou pracovat. Test ukáže, kde se ptát podrobněji. Odpověď na tu otázku musíte slyšet od uchazeče.
A pokud chcete vědět, jak výběr vypadá z druhé strany stolu, podívejte se, co uchazečům radí průvodce jak uspět u pohovoru. Kdo se připravuje podle něj, přijde se sadou nacvičených příběhů, a strukturovaný pohovor s doplňujícími otázkami je nejlepší způsob, jak pod nimi najít skutečnou zkušenost.