Tomáš má v Olomouci obchod s jízdními koly a hledá prodavače na sezónu. Pozve uchazeče, který přijel na kole za padesát tisíc, a čtyřicet minut si spolu povídají o rámech, přehazovačkách a trasách v Jeseníkách. Odchází s dobrým pocitem a druhý den volá: berete. Za měsíc leží na pultu tři nevyřízené reklamace a nový kolega chodí do práce o dvacet minut později, než má.
Tomáš se přitom nezmýlil v tom, jestli je člověk příjemný. Zmýlil se v otázce, kterou si vůbec nepoložil: zvládne tenhle člověk práci, na kterou ho bere? Pohovor bez plánu měří hlavně to, jak dobře si dva lidé sednou. Metaanalýza Paula Sacketta a kolegů z roku 2022 ukazuje, že volný rozhovor předpovídá pracovní výkon zhruba poloviční silou než pohovor, který má předem danou strukturu.
Strukturu si přitom dokáže připravit každý, i bez personálního oddělení. Projdeme postup od přípravy přes samotný rozhovor až po odpověď uchazečům, kteří neprošli.
Než pozvete prvního uchazeče: co pozice opravdu potřebuje
Většina špatných pohovorů se pokazí dřív, než uchazeč vůbec vejde do dveří. Tazatel neví, co přesně hledá, a tak hledá „někoho šikovného“. Pak rozhoduje sympatie, protože nic jiného po ruce není.
Začněte tím, že si napíšete 3 až 5 vlastností, bez kterých na téhle pozici člověk neuspěje. Ne obecné ctnosti, ale věci, které se v práci každý den projeví. U prodavače v obchodě s koly to může být spolehlivost (otevře v devět, ne v devět deset), jednání s nespokojeným zákazníkem a ochota učit se nové zboží. Znalost kol je vítaná, ale dá se doučit. Dochvilnost se doučuje mnohem hůř.
Pomůže jednoduchá otázka: proč odešel nebo musel odejít poslední člověk na téhle pozici? A čím vynikal ten nejlepší, kterého jste kdy měli? Odpovědi na obě otázky vám obvykle řeknou víc než jakýkoli popis pracovní pozice z internetu.
Pak rozdělte vlastnosti na nutné a na ty, které jsou výhodou. Uchazeč, který splní všechny nutné a žádnou výhodu, je pořád lepší volba než ten, kdo oslní výhodami a jednu nutnou vlastnost nemá.
Stejné otázky pro všechny
Ke každé vlastnosti si připravte jednu nebo dvě otázky a položte je všem uchazečům ve stejném pořadí. Zní to strojově, ale jinak nemáte s čím porovnávat. Když se jednoho zeptáte na reklamace a druhého na koníčky, porovnáváte dva různé rozhovory, ne dva lidi.
Kdo bude u stolu
Ideální jsou dva tazatelé. Jeden vede rozhovor, druhý zapisuje, co uchazeč říká (ne co si o tom myslí). Rozdělte si role předem, ať se uchazeč nedívá z jednoho na druhého a neví, komu odpovídat. Ve firmě o pěti lidech to může být majitel a vedoucí směny, kteří s novým člověkem budou pracovat nejvíc.
Průběh pohovoru: čtyři části a čas na každou
Na většinu pozic stačí 45 až 60 minut. Delší rozhovor nepřináší víc informací, jen víc únavy na obou stranách.
| Část | Čas | Co se děje | Na co dát pozor |
|---|---|---|---|
| Úvod | 5 minut | Přivítání, kdo jste, jak bude rozhovor probíhat a jak dlouho potrvá | Nehodnoťte ještě nic, jen pomozte uchazeči uvolnit se |
| Otázky | 30 až 40 minut | Připravené otázky k vlastnostem, doplňující dotazy | Mluví hlavně uchazeč, vy se doptáváte |
| Otázky uchazeče | 10 minut | Prostor pro jeho otázky, popis práce bez přikrášlení | Co se ptá, prozrazuje, o co mu jde |
| Závěr | 5 minut | Další kroky a termín, do kdy se ozvete | Termín slibte jen takový, který dodržíte |
Úvod podceňuje skoro každý. Murray Barrick, Brian Swider a Greg Stewart v roce 2010 zjistili, že dojem z prvních minut nezávazného povídání souvisel s tím, jak tazatelé uchazeče hodnotili na konci, i s tím, jestli dostal nabídku. Pozdější studie téhož týmu (Swider, Barrick a Harris, 2016) ukázala, že dobrý první dojem nafukuje hodnocení hlavně prvních odpovědí. Takže úvod nechte krátký a vlídný a hodnotit začněte až u první připravené otázky.
Část s otázkami uchazeče berte vážně. Kdo se ptá na směny, zaškolení a na to, co dělal jeho předchůdce, přemýšlí o práci. Kdo se ptá jen na dovolenou a home office, taky vám něco říká. A buďte upřímní k tomu, co práce obnáší, včetně nepříjemných částí. Uchazeč, který o sobotních směnách ví předem, od vás neodejde po třech týdnech kvůli sobotním směnám.
Jaké otázky klást (a které vynechat)
Otázka „Jaké jsou vaše slabé stránky?“ je nejznámější otázka pohovorů, a proto skoro nic neřekne. Uchazeči na ni mají připravenou odpověď z internetu, typicky „jsem moc pečlivý“. Stejně slabé jsou otázky, na které existuje jediná společensky správná odpověď: „Umíte pracovat v týmu?“ Nikdo neřekne ne.
Mnohem víc se dozvíte ze dvou typů otázek:
- Otázky na minulé chování chtějí skutečnou situaci: „Popište mi zákazníka, který byl nespokojený a měl pravdu. Co jste udělali?“
- Modelové situace popíšou, co se u vás reálně stává, a ptají se, jak by to uchazeč řešil: „Je sobota, v obchodě jste sami a přijde člověk s kolem, které jste mu před týdnem seřizovali. Prý zase nefunguje. Jak postupujete?“
Otázky na minulost bývají silnější, protože skutečný příběh se vymýšlí hůř než ideální postup. U absolventů bez praxe pomohou modelové situace nebo otázky na školu, brigády a spolky. Jak se doptávat, aby se z obecné odpovědi stal konkrétní příběh, rozebírá článek o behaviorálních otázkách a metodě STAR.
| Místo otázky | Zeptejte se |
|---|---|
| Jste spolehliví? | Kdy jste naposledy nestihli termín nebo přišli pozdě? Co se stalo a co jste udělali potom? |
| Umíte jednat se zákazníky? | Vzpomeňte si na rozhovor se zákazníkem, který se nepovedl. Co byste dnes řekli jinak? |
| Zvládáte stres? | Popište den, kdy všechno hořelo najednou. Co jste dělali jako první a co jste nechali být? |
| Učíte se rychle? | Co jste se v posledním roce museli naučit pro práci nebo školu? Jak jste na to šli? |
Nejcennější bývá doplňující otázka. „A co přesně jste v tu chvíli řekli vy?“ „Jak to dopadlo?“ „Co by o tom řekl váš tehdejší vedoucí?“ Teprve na třetí nebo čtvrtý dotaz se obvykle ukáže, jestli byl uchazeč u věci osobně, nebo jen u toho stál.
Pokud nechcete otázky skládat od nuly, generátor otázek k pohovoru vám je sestaví podle pozice a vlastností, které hledáte. U každé otázky uvidíte, jak vypadá dobrá odpověď a co je varovný signál, a výběr si vytisknete jako arch k pohovoru. Je zdarma a bez registrace. Pro Tomášův obchod by se hodily rovnou otázky pro prodavače.
Hodnocení hned po pohovoru, každý zvlášť
Paměť je po třech pohovorech za sebou nespolehlivá. Uchazeči se slijí dohromady a vybavíte si hlavně toho posledního a toho nejhlasitějšího. Hodnoťte proto hned, ideálně do deseti minut od odchodu uchazeče.
Postup, který funguje i v malé firmě:
- Každý tazatel nejdřív hodnotí sám, bez debaty s kolegou.
- Ke každé vlastnosti dá body na škále 1 až 5 a připíše jednu větu, čím to uchazeč doložil.
- Teprve potom porovnáte hodnocení a o rozdílech mluvíte nad konkrétními odpověďmi, ne nad dojmy.
Proč každý zvlášť? Kdo promluví první, nastaví laťku. Když majitel řekne „mně se líbil“, vedoucí směny už těžko přizná, že u reklamací mlžil. Samostatné hodnocení vám navíc ukáže, kde se díváte jinak, a to bývá ta nejužitečnější informace.
Aby se škála 1 až 5 nečetla u každého jinak, popište si předem, co znamená jednička, trojka a pětka u každé vlastnosti. Jak takové kotvy napsat a jak vypadá hodnoticí arch, ukazuje průvodce strukturovaným pohovorem.
Chyby, které dělá skoro každý tazatel
Žádná z těchto chyb nevychází z nezájmu. Jsou to zkratky, které lidský úsudek dělá sám, a struktura pohovoru je tu hlavně proto, aby jim nechala méně místa.
- Rozhodnutí v prvních minutách. Tazatel si udělá názor u podání ruky a zbytek rozhovoru hledá potvrzení. Pomáhá hodnotit až podle připravených otázek.
- Podobnost s tazatelem. „Je jako já před deseti lety“ zní jako doporučení, ale je to jen informace o vás. Tomášův prodavač měl stejného koníčka, ne stejný přístup k práci.
- Haló efekt. Jedna výrazná vlastnost (výmluvnost, vzhled, známá firma v životopisu) přebarví všechno ostatní.
- Tazatel mluví víc než uchazeč. Vyprávíte o firmě, o historii, o plánech, a na konci víte o uchazeči méně než on o vás.
- Návodné otázky. „Přesčasy vám nevadí, že ne?“ má jedinou možnou odpověď. Zeptejte se raději: „Jak často jste v minulé práci zůstávali déle a jak vám to vyhovovalo?“
- Srovnávání s předchozím uchazečem místo s požadavky. Po slabém uchazeči vypadá průměrný jako hvězda.
Kterou z nich znáte u sebe? Většina lidí, kteří vedou pohovory pravidelně, dokáže jmenovat aspoň jednu bez přemýšlení.
Na co se u pohovoru neptat
Otázky na děti, plánované těhotenství, náboženství, národnost, sexuální orientaci, politické názory nebo členství v odborech do pohovoru nepatří. Zaměstnavatel smí po uchazeči chtít jen údaje, které souvisejí s prací, a pravidla k tomu najdete v zákoníku práce a v zákoně o zaměstnanosti. Zdravotní způsobilost posuzuje lékař při vstupní prohlídce, ne tazatel.
Většinu toho, co potřebujete vědět, se přitom dá zjistit legálně. Místo „Kdo vám hlídá děti?“ popište pracovní dobu a zeptejte se: „Práce je na dvě směny včetně sobot. Jak vám to vychází?“ Podrobný přehled témat, výjimek a správných formulací najdete v článku na co se u pohovoru nesmíte ptát. Text slouží k orientaci a nenahrazuje právní poradenství.
První kolo po telefonu nebo přes video
Když máte víc uchazečů, než stihnete pozvat, pomůže krátké první kolo na dálku. Stačí 15 až 20 minut a tři nebo čtyři otázky, stejné pro všechny.
- Nejdřív ověřte podmínky, na kterých se často nedohodnete až na konci: mzda, místo, směny, termín nástupu.
- Pak jedna nebo dvě otázky k nejdůležitější vlastnosti pozice.
- Na závěr řekněte, kdy a jak se ozvete.
U videa si předem vyzkoušejte techniku a pošlete uchazeči odkaz s dostatečným předstihem. Body nedávejte za hezké pozadí za zády ani za rychlé připojení. Hodnoťte stejně jako u osobního pohovoru, jen podle odpovědí.
Po pohovoru: odpověď dostane každý
Dodržte termín, který jste slíbili. Pokud se rozhodování protáhne, napište aspoň krátkou zprávu, že se ozvete později. Uchazeč, který týden čeká na telefon, si mezitím řekne své o celé firmě, a v menším městě se to rychle roznese.
Odmítnutí může být krátké a slušné: poděkujte za čas, napište, že jste vybrali jiného uchazeče, a pokud o to stojí, nabídněte jednu větu zpětné vazby. Jak se na pohovor připravuje druhá strana stolu a co od vás čeká, se dočtete v článku jak uspět u pohovoru.
Samotný pohovor je jen jedna z metod výběru. Spolu s krátkým pracovním úkolem nebo ověřením referencí předpovídá výkon spolehlivěji, než když stojí sám. Které kombinace mají nejlepší výsledky, shrnuje přehled metod výběru zaměstnanců.
Tomáš na jaře hledal dalšího prodavače. Napsal si čtyři vlastnosti, ke každé dvě otázky a s vedoucí dílny hodnotil každého uchazeče zvlášť. Nakonec vzal paní, která o kolech věděla méně než ostatní, ale u otázky na nespokojeného zákazníka popsala krok za krokem, jak v minulé práci vyřídila spornou reklamaci. Reklamace teď vyřizuje ona.