Prokrastinace v práci: když odkládání vypadá jako práce

Je půl páté a Zuzana má za sebou nabitý den. Inbox vyčištěný do nuly, čtrnáct odpovědí, srovnané vzorce v reportu, přeorganizovaná sdílená složka. Nabídka pro největšího klienta, na které měla začít v pondělí, má pořád tři odstavce a pracovní název.

Prokrastinace v práci málokdy vypadá jako zahálka. Většinou vypadá jako práce. Proto si jí nevšimne okolí a dlouho ani vy sami.

Odkládání, které se schová do pracovitosti

V zaměstnání máte kolem sebe nekonečnou zásobu legitimních činností. Když se vám do jedné věci nechce, nemusíte otvírat sociální sítě. Stačí sáhnout po jiné položce ze seznamu, a ta bude navíc snadno obhajitelná před šéfem i před sebou. Vžil se pro to název pseudoproduktivita: pohyb, který se dá vykázat, ale neposouvá to, na čem záleží.

Fuschia Sirois a Tim Pychyl v roce 2013 popsali odkládání jako krátkodobou opravu nálady. Odsunete nepříjemnou věc a okamžitě se vám uleví. V práci má ta úleva zvlášť dobrý převlek, protože po ní následuje odškrtnutá položka. Mozek dostane dvě odměny naráz: konec nepohodlí a pocit, že se něco stihlo.

Zuzanin den nebyl promarněný. Byl jen postavený tak, aby se v něm ta jedna věc nedala udělat. Odpoledne měla na nabídku vyhrazené, jenže do něj vklouzla schůzka, kterou mohla klidně odmítnout, a pak už bylo pozdě začínat něco velkého. Kdy jste naposledy přijali schůzku hlavně proto, že se vám v tu chvíli nechtělo dělat něco těžšího?

Existuje na to jednoduchá zkouška. Na konci dne si vedle sebe napište dva sloupce: co jste dělali a co se posunulo. U pseudoproduktivního dne bývá první sloupec dlouhý a druhý skoro prázdný. Ta mezera mezi nimi je obvykle přesně ta věc, které jste se od rána vyhýbali.

Co se v zaměstnání odkládá nejvíc

Piers Steel v meta-analýze z roku 2007 prošel stovky studií a mezi hlavní situační příčiny odkládání zařadil averzi k úkolu a vzdálený termín. Pracovní seznam se podle těchto dvou podmínek dá seřadit docela přesně. Úkoly, které je splňují obě, leží nejdéle.

Roman prodává software a má zavolat klientovi, kterému se před měsícem slíbila funkce, jež zatím není hotová. Ten hovor zabere osm minut. Roman ho odsouvá jedenáctý den. Mezitím napsal dvě nabídky, pročistil celý CRM a přeložil si tři jiné hovory, aby na ten jeden „měl klid".

Odložený úkol navíc s časem těžkne. Romanovi se s každým dnem hůř vysvětluje, proč se neozval dřív, takže hovor, který byl v pondělí nepříjemný, je za dva týdny nepříjemný dvakrát. Vzniká smyčka: čím déle věc leží, tím silnější odpor vyvolává, a tím snáz se odsune zase o den.

Věci, které v práci zůstávají ležet nejčastěji:

• rozhovory, ve kterých někoho zklamete: naštvaný klient, přiznaný skluz, odmítnutá žádost kolegy
• velké projekty bez blízkého termínu, kde první krok není zřejmý a druhý se ukáže až po prvním
• rozhodnutí, za která ponesete odpovědnost sami, obzvlášť když se špatně berou zpět
• žádost o zpětnou vazbu, protože do té doby si můžete myslet, že je vaše práce v pořádku
• výkazy a administrativa, kde vás nikdo nepochválí a chybějícího řádku si všimne jedině účetní

Žádná z těch položek není náročná technicky. Náročné jsou emočně. A protože se v práci nesluší říct „nechce se mi", vyroste nad tím vrstva rozumných vysvětlení: počkám na kompletní podklady, radši to proberu na poradě, teď na to nemám dost soustředění.

Home office: úleva i past

Práce z domova odstraní dvě věci, které v kanceláři drží pozornost pohromadě. Tou první je pohled ostatních. Sociální kontrola není vznešený motivátor, ale funguje: když kolem vás nikdo nesedí, zmizí i drobný stud z toho, že máte půl hodiny otevřený e-shop.

Druhá je hranice mezi prací a zbytkem života. Doma máte po ruce úniky, které vypadají jako povinnost. Myčka. Pračka. Nákup, který se přece musí stihnout. Odkládání se pak tváří jako péče o domácnost, takže se u něj ani neobjeví špatné svědomí, které by vás vrátilo ke stolu.

Zrádné je i rozpuštění dne. Bez cesty do práce chybí jasný start a stejně tak konec, pracovní doba se rozlije do dvanácti hodin a v každé z nich je možné začít až za chvíli. Odpracovaného času tím vzniká míň, ne víc, protože soustředěná práce potřebuje ohraničený blok, ne dlouhý pás možností.

Kus ztracené sociální kontroly se dá vrátit i bez návratu do kanceláře. Napište kolegům, že mezi devátou a jedenáctou píšete nabídku a ozvete se potom. Nikoho tím neomezíte, zato vznikne závazek daný nahlas, a ten se ruší podstatně hůř než ten vnitřní.

Co na domácí prokrastinaci zabírá:

• krátký rituál startu místo cesty do práce: převléknout se, projít blok kolem domu, kávu uvařit až u stolu
• pracovní kout, kde se nedělá nic jiného, i kdyby to byl jen roh jídelního stolu s jinou židlí
• plán dne napsaný na papír vedle klávesnice, ne schovaný v aplikaci pod třemi kliky
• domácnost až po dopracovaném bloku, jinak se z ní stane hlavní únikový kanál

Techniky, které vydrží běžný pracovní den

Většina produktivních rad předpokládá, že máte svůj čas pod kontrolou. V zaměstnání ho pod kontrolou nemáte. Smysl proto dává chránit malý kus dne, ne přestavovat celý den.

Nejtěžší věc před obědem

Dopoledne je jediná část dne, kterou vám okolí zatím nestihlo rozebrat. Odpoledne se plní cizími požadavky, únavou a poradami. Pravidlo zní jednoduše: nepříjemný telefonát nebo první odstavec velkého dokumentu jdou před oběd, i kdyby všechno ostatní počkalo. Roman by tím ušetřil deset dní vnitřního vyjednávání a jeden trapný hovor navíc.

Dvě hodiny bez notifikací

Nemusíte vypnout komunikaci na celý den, to v týmové práci stejně neustojíte. Stačí jeden pevný blok, ve kterém máte zavřenou poštu i chat a telefon leží obrazovkou dolů. Blok si dejte do kalendáře jako běžnou schůzku, aby ho ostatní viděli a nepřebookovali. Cena návratu po každé odbočce je vyšší než minuta, kterou odbočka zabrala, protože se pak musíte znovu vracet k tomu, kde jste skončili.

Jediný úkol dne

Seznam s patnácti položkami dává povolení dělat cokoli. Vyberte večer nebo ráno jednu věc, která z dnešního dne udělá dobrý den, a napište ji nahoru zvlášť. Zbytek je bonus. Tenhle jeden závazek je zároveň dobrý detektor: pokud stejná položka putuje do zítřka potřetí, nejde o nedostatek času.

První verze, která smí být špatná

U velkých projektů se nejdéle odkládá moment, kdy vznikne něco hodnotitelného. Dokud jste nezačali, je výsledek pořád teoreticky skvělý. Domluvte si sami se sebou, že první verze bude hrubá, a oddělte psaní od úprav. Perfekcionisté bývají mimochodem poslední lidé, které by okolí označilo za prokrastinátory, protože jejich odkládání má podobu rešerší a příprav.

Pro vedoucí: tým, který nemá důvod odkládat

Pokud vedete lidi, máte v ruce páky, které jednotlivec nemá. Steelovo zjištění o vzdálených termínech se dá číst jako zadání: čím dál je odevzdání, tím méně reálné dnes připadá. Termín za dva měsíce je pro mozek spíš mlha než závazek.

Rozdělte proto velká zadání na kusy s vlastními průběžnými body. Ne kvůli kontrole, ale kvůli tomu, aby vůbec existoval blízký termín. Kontrolní bod po deseti dnech udělá pro rozjezd víc než sebelepší motivační porada na začátku projektu.

Druhá věc, kterou vedoucí ovlivní, je bezpečí pro nedokonalé první verze. V týmu, kde se rozpracovaný nápad komentuje jízlivě, se lidé naučí ukazovat práci až hotovou, tedy pozdě. Když si vyžádáte hrubý koncept a přijmete ho jako hrubý koncept, zkrátíte tím dobu, po kterou se pracuje potají a bez zpětné vazby.

Za pozornost stojí i to, jak se v týmu přijímají špatné zprávy. Když se skluz ohlášený včas řeší stejně nepříjemně jako skluz, který praskne den před odevzdáním, naučíte lidi mlčet co nejdéle. Odklad ohlášení je pak z jejich strany rozumné rozhodnutí, jen se projeví až v termínu.

Hranice mezi průběžným bodem a mikromanagementem vede v tom, co se na něm probírá. Průběžný bod se ptá na rozhodnutí, překážky a další krok. Mikromanagement se ptá na hodiny a detaily provedení, a tím z lidí sundá odpovědnost, která je jediná dokáže vytáhnout k dokončení.

Kde hledat příčinu u sebe

Odkládání v práci není jedna vlastnost, ale tři různé motory pod stejným chováním. Nuda a averze vás brzdí u výkazů a rutiny, kde nechybí schopnosti, ale důvod dělat to zrovna teď. Strach a perfekcionismus se ozvou u viditelných projektů a nepříjemné komunikace. Impulzivita a rozptýlení mají spouštěč mimo úkol: v notifikacích, v open space, v kolegovi, který se staví „jen na minutu".

Rozdíl je praktický, protože každý zdroj potřebuje jinou reakci. Kdo odkládá z nudy, potřebuje zkrátit a ozvláštnit úkol. Kdo odkládá ze strachu, potřebuje snížit laťku pro první verzi. Kdo odkládá z rozptýlení, potřebuje upravit prostředí, protože proslov o disciplíně proti návrhu aplikací nemá šanci. Podrobněji jsme rozdíly rozebrali v článku o tom, jaké existují typy prokrastinace.

Vlastní zdroj se špatně odhaduje, protože si důvody zpětně vysvětlujeme rozumněji, než jaké byly. Strukturovaný pohled zvenčí nabízí náš test prokrastinace: 21 otázek, zhruba tři minuty, výsledkem je rozložení všech tří zdrojů a ten, který u vás převažuje. Berte ho jako sebepoznávací nástroj, ne jako diagnostiku.

Když víte, kterou emoci obcházíte, dává smysl vybírat techniky cíleně místo náhodného zkoušení. Přehled konkrétních postupů podle zdroje najdete v textu o tom, jak přestat prokrastinovat.

Zuzana nabídku nakonec napsala. Ve čtvrtek ráno, s vypnutou poštou, za necelé tři hodiny. Nejzajímavější na tom byla věta, kterou pak řekla kolegyni: nejhorší byly ty tři dny, kdy tu nabídku nepsala.